Kelulusan Vendor

Panduan untuk Tender Admin meluluskan permohonan vendor baharu.

Prasyarat

• Peranan: tender_admin atau tenant_admin
• Kebenaran: vendor:list_all

Aliran Kelulusan

Vendor menghantar permohonan
       ↓
Permohonan masuk ke Barisan Kerja Admin (status: PENDING)
       ↓
Tender Admin semak butiran profil
       ↓
Pilih satu daripada 4 tindakan:
  - APPROVE      → vendor aktif
  - REQUEST CHANGES → vendor diberitahu perubahan
  - REJECT       → vendor dimaklumkan dengan sebab
  - HOLD         → simpan untuk kemudian
       ↓
E-mel automatik dihantar kepada vendor

Langkah-Langkah

1. Buka Barisan Kerja

Pergi ke Admin → Permohonan Vendor. Senarai memaparkan semua permohonan dengan status PENDING.

2. Pilih Permohonan

Klik permohonan untuk membuka Halaman Semakan Vendor.

3. Semak Profil

Tab-tab profil vendor ditunjukkan dengan diff (perubahan dari versi sebelumnya jika ada):

• 🟢 Hijau — medan baharu atau telah diubah
• ⚪ Putih — tiada perubahan

Periksa:

Tab	Apa yang dicari
Keterangan	Nama syarikat = SSM, alamat lengkap, no telefon aktif
Kelayakan	Sijil CIDB / MOF dimuat naik dan masih sah
Pemegang Saham	Lengkap dan jumlah peratus = 100%
Pekerja Kanan	Sekurang-kurangnya 1 pegawai dengan IC
Akaun	Akaun bank rasmi syarikat (BUKAN peribadi)
Fail	Sijil-sijil yang dimuat naik konsisten dengan tab Kelayakan
Orang Perhubungan	Sekurang-kurangnya 1 orang dengan e-mel aktif

4. Pilih Tindakan

APPROVE

Vendor akan dimaklumkan via e-mel dan status mereka berubah ke APPROVED. Mereka kini boleh:

• Melanggan tahunan (jika dikehendaki)
• Membeli dokumen tender
• Memohon Kebenaran Khas

Audit Trail

Setiap kelulusan ditandakan dengan ID anda + cap masa + alamat IP. Audit log tidak boleh diubah (DB trigger).

REQUEST CHANGES

Pilih medan-medan spesifik yang perlu diubah dan tulis catatan ringkas (mandatory). Vendor akan menerima e-mel dengan butiran:

Hai [Nama Syarikat],

Permohonan vendor anda di STO360 memerlukan perubahan:

- [Medan 1]: [sebab]
- [Medan 2]: [sebab]

Sila kemaskini dan hantar semula.

REJECT

Tindakan ini final — vendor tidak boleh hantar semula sehingga 30 hari. Sebab mesti ditulis dengan jelas. Contoh sebab yang sah:

• Sijil CIDB telah tamat tempoh
• Maklumat tidak konsisten dengan SSM
• Syarikat tersenarai hitam oleh agensi lain

HOLD

Simpan untuk semakan kemudian (e.g., menunggu maklumat tambahan). Status kekal PENDING tetapi permohonan ditandakan untuk perhatian anda.

5. Pengesahan

Sistem akan mengesahkan tindakan anda dan:

1. Mengemaskini status vendor di pangkalan data
2. Menghantar e-mel kepada vendor
3. Merekod entri dalam audit_log
4. Memberitahu anda jika ada tindakan susulan diperlukan

Pengurusan Permintaan Kemaskini

Vendor sedia ada boleh menghantar permintaan kemaskini untuk mengubah profil mereka. Aliran semakan adalah serupa tetapi dengan diff yang lebih fokus pada medan yang diubah sahaja.

Lihat Juga

• Pengurusan Senarai Hitam — jika vendor melanggar polisi
• Papan Pemuka Admin — pandangan keseluruhan
• Laporan Audit — eksport log untuk audit luaran